Comment KeyNest a structuré la gestion des clés chez WeHost

RÉSUMÉ CLÉ

• Le partenaire : Wehost, l'une des principales agences de location courte et moyenne durée en France, avec plus de 1 200 biens dans 20 villes.
• Le défi : Une gestion manuelle des clés sur des crochets, avec plus d'une heure perdue chaque jour à les localiser et des check-ins entièrement dépendants de la disponibilité des agents.
• Comment Wehost utilise-t-il KeyNest ?: L'ensemble des clés a été enregistré dans KeyNest Cloud, et les prestataires, agents et équipes de ménage récupèrent désormais les clés directement via les KeyNest Points.
• Résultats clés :
  • Temps de recherche divisé par six : Le temps passé à chercher les clés est passé d'une heure à cinq ou dix minutes par jour.
  • Coûts de check-in divisés par plus de quatre : Les coûts annuels de check-in, auparavant de plusieurs dizaines de milliers d'euros, ont fortement chuté en quelques mois.
  • Fenêtre de réservation étendue : Les réservations le jour même, auparavant closes avant midi, sont désormais acceptées jusqu'à 19h50.

Lorsque Wehost, l'une des principales agences de location courte et moyenne durée en France, a eu besoin de structurer la gestion de ses clés sur plus de 1 200 biens dans 20 villes, dont la moitié sur Paris, le défi n'était pas seulement opérationnel : il était existentiel.

Sans système de suivi centralisé, les clés étaient gérées manuellement sur des crochets accrochés au mur, les équipes passaient plus d'une heure par jour à les localiser, et les check-ins dépendaient entièrement de la disponibilité des agents au bon endroit au bon moment. Impossible de développer l'activité sans d'abord consolider ces bases, c'est pourquoi Wehost a adopté KeyNest.

Avant KeyNest : des crochets au mur et une heure perdue chaque jour

Avant KeyNest, Wehost ne disposait d'aucun système de gestion des clés digne de ce nom. Les clés étaient suspendues à des crochets étiquetés dans le bureau. Lorsque cinq à dix trousseaux s'empilaient sur le même crochet, les équipes devaient les passer en revue un par un. Les check-ins étaient préparés le jour même, souvent sans suivi préalable, créant une anxiété permanente quant à la disponibilité de la bonne clé au bon moment.

Gary Salinie explique : « C'était facilement une heure par jour, à chercher, stresser, trouver des solutions. Aujourd'hui c'est cinq à dix minutes de simple vérification. La nature du travail a complètement changé. »

À son arrivée chez Wehost fin 2023, l'une de ses premières missions a été d'enregistrer l'ensemble des clés détenues par Wehost dans le système KeyNest. L'exercice a révélé l'ampleur du problème : des clés perdues, non remplacées ou introuvables sur des centaines de biens. Démêler tout cela a pris des semaines.

Les KeyNest Points : sortir le bureau de l'équation

L'introduction de KeyNest a fondamentalement changé le modèle. Plutôt que chaque prestataire, agent de check-in, société de ménage et technicien de maintenance passe par un bureau central pour récupérer les clés, chacun pouvait désormais accéder à ce dont il avait besoin depuis un KeyNest Point à proximité. Le bureau était un goulot d'étranglement ; il n'était plus dans la chaîne.

Aujourd'hui, presque 50% des check-ins de Wehost passent par les KeyNest Points, contre pratiquement zéro il y a deux ans. Ce changement a également ouvert de nouvelles fenêtres de réservation. Auparavant, les réservations le jour même étaient clôturées avant midi. Avec des clés disponibles à toute heure dans les points de collecte à proximité, Wehost peut désormais accepter des réservations jusqu'à 19h50.

« Cette disponibilité 24h/24 supprime une contrainte qui nous coûtait du chiffre d'affaires. Dans un marché qui se contracte, cette fenêtre de réservation compte. » Gary Salinie 

Diviser les coûts de check-in par plus de quatre

Chez Wehost, les coûts de check-in ont toujours été pris en charge par la société plutôt que répercutés sur les voyageurs. Avant KeyNest, ces coûts, représentant plusieurs dizaines de milliers d'euros par an sur un portefeuille de plus de 1 200 biens, constituaient un poids opérationnel considérable. En quelques mois d'utilisation de KeyNest, ce montant a été divisé par plus de quatre.

« Quand c'est votre propre société qui supporte ces coûts et que vous pouvez les diviser par quatre en l'espace de quelques mois, c'est ce qui vous permet de survivre et de vous développer, et d'allouer ces économies à ce qui compte vraiment. » Gary Salinie 

Visibilité totale, bien moins de crises

KeyNest Cloud et KeyNest Points ont offert aux équipes Wehost ce qu'elles n'avaient jamais eu : un historique complet et en temps réel de chaque mouvement de clé. Qui a pris quelle clé, quand, et depuis quel endroit. Les pertes de clés arrivent encore occasionnellement, mais elles font désormais l'objet d'une recherche de 15 à 20 minutes, et non plus d'un problème sans solution.

« Avec le système manuel, les clés disparaissaient en permanence sans aucun suivi. Aujourd'hui, une clé perdue c'est un problème opérationnel, pas une crise. » Gary Salinie