Comment Colonies a mis en place KeyNest pour mettre fin au chaos des clés sur 4,000 logements
KEY SUMMARY
Colonies est, Property Manager et gestionnaire de coliving et de résidences étudiantes présent dans toute l'Europe, gérant un vaste portefeuille de plus de 4,000 logements situés en France, en Espagne, en Allemagne et en Belgique. Alors que l'entreprise commençait à s'étendre au rythme de plus de 20 nouveaux sites par mois, leur gestion manuelle traditionnelle des clés s'est avérée être une menace pour l'efficacité opérationnelle et a commencé à engendrer des pertes inutiles.
Avec le nombre croissant de logements, Colonies a constaté que la perte de clés représentait une ponction constante de ressources, il était fréquent que certains logements nécessitent plusieurs jeux de clés et de badges différents pour accéder au bâtiment. Lorsque certaines de ces clés de haute sécurité disparaissaient, leur remplacement exigeait un temps de gestion pour le personnel et un budget considérable.
« Nous avions aussi des problèmes de pertes ; les locataires ou les prestataires les perdaient, et il nous était très difficile de remettre le main dessus", et nous devions faire des doubles. S'il s'agissait d'une clé de haute sécurité, nous étions souvent bloqués. Dans beaucoup de nos propriétés, nous avions des systèmes de clés pass généraux (des clés ouvrant plusieurs portes), donc en perdre une signifiait potentiellement changer tout un système de serrures. Nous accumulions les problèmes » Lucas Plault-Perrier, Responsable des Opérations
Colonies a décidé d'utiliser les Points KeyNest, dont le vaste réseau de lieux de stockage de clés en faisait une solution idéale pour un portefeuille en croissance rapide.
Automatisation Unifiée
Colonies a abandonné les remises de clés manuelles et a commencé à mettre en place KeyNest sur l'ensemble de son portefeuille.
Points Publics : Pour les colocations dispersées, ils ont utilisé des commerces de proximité ouverts 7j/7 (comme Carrefour Market et Franprix, mais aussi des commerces indépendants) afin que les locataires puissent récupérer leurs clés près de leur nouveau domicile.
Casiers sur site : Pour les grandes résidences, ils ont installé des armoires à clés digitalisées dans les halls d'entrée pour gérer les rotations fréquentes.
Intégration technologique : De manière cruciale, ils ont synchronisé KeyNest avec leur propre logiciel de gestion. Cela leur a permis d'automatiser chaque e-mail d’arrivée locataire et chaque code de retrait, éliminant ainsi la nécessité pour le personnel d'envoyer manuellement des messages aux locataires.
« D'un point de vue opérationnel, le temps gagné par notre équipe et la suite complète de déclencheurs automatisés ont considérablement amélioré notre qualité de service et généré des économies en conséquence. » Lucas Plault-Perrier, Responsable des Opérations
Processus de clés standardisés
Colonies a bénéficié d'un processus de remise de clés standardisé avec les mêmes alertes, méthodes de vérification et e-mails aux clients sur l'ensemble de son portefeuille en expansion. Grâce à l'utilisation des Points KeyNest, ils ont obtenu plusieurs avantages clés :
« Nous ne nous perdons plus entre ce qui doit être fait pour une colocation à Marseille, une maison à Lyon ou une résidence étudiante à Paris. Nous avons mis en place un processus qui est essentiellement le même, ce qui a aidé les équipes à être beaucoup plus efficaces. » Lucas Plault-Perrier, Responsable des Opérations
Expansion sans augmentation des frais de personnel
À mesure que le nombre de logements gérés de Colonies s'agrandissait, la présence de nombreux points KeyNest différents a permis de croître sans avoir à dépenser plus d'argent pour du personnel supplémentaire. Les remises de clés automatisées via les commerces partenaires ont permis aux équipes de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée pour les locataires.
Opérations Standardisées
Grâce à la nature uniforme du système d'échange de clés automatisé des Points KeyNest, la direction de Colonies a pu créer des processus uniformisés pour tout ses logements. Qu'un locataire emménage dans une maison à Lyon ou une colocation en Allemagne, les processus et les alertes automatisées restent les mêmes.
Moins de factures de serrurier
Grâce à la piste d'audit numérique qui suit chaque mouvement de clé, la responsabilité des locataires a augmenté. La réduction des litiges de type « parole contre parole » concernant les clés manquantes a entraîné une baisse globale des coûts de remplacement.
Bâtir une solution de remise de clés évolutive était vital pour la croissance de Colonies. En supprimant totalement les remises de clés manuelles, Colonies a transformé un goulot d'étranglement opérationnel en un processus opérationnel 24h/24 et 7j/7 qui fonctionne pratiquement tout seul.
Colonies utilise les Points KeyNest depuis des années, en commençant par la France puis en s'étendant au reste de son réseau européen, ce qui a rendu le passage à l'échelle dans différents pays bien plus facile grâce au processus standardisé d'échange de clés.
