Armoires à clés KeyNest : Flexibilité et simplicité pour Allsop
RÉSUMÉ CLÉ
- Le Partenaire : Allsop, un cabinet de conseil immobilier de premier plan basé au Royaume-Uni et la plus grande maison de vente aux enchères immobilières du pays.
- Le Défi : Les registres de clés manuels s'étaient révélés inefficaces et les remises de clés sur les grands sites résidentiels créaient des goulots d'étranglement opérationnels, sans améliorer la responsabilisation des équipes.
- Comment Allsop a utilisé KeyNest : Allsop a installé des Casiers Privés KeyNest sur site pour automatiser les échanges de clés en libre-service pour les entrepreneurs, les agents et le personnel de maintenance.
- Résultats clés :
- Efficacité Opérationnelle Accrue : L'automatisation du processus de remise des clés a permis au personnel de se concentrer sur les services aux résidents.
- Accès 24h/24 et 7j/7 : Toute personne ayant besoin d'un accès reçoit un code à usage unique pour récupérer puis restituer les clés à tout moment, y compris en dehors des heures de bureau.
- Responsabilité Totale : Une piste d'audit numérique automatisée a permis à Allsop de suivre les clés en temps réel et d'avoir une vue d'ensemble en direct de toutes les clés.
- Évolutivité Illimitée : Le succès d'un casier sur site a conduit à un déploiement sur l'ensemble du portefeuille national d'Allsop.
Allsop est l'un des principaux opérateurs de propriétés "Built-to-Rent" au Royaume-Uni, gérant des centaines de biens à travers le pays. Au fur et à mesure que leur portefeuille s'agrandissait, Allsop a dû faire face au défi constant de la gestion des clés pour les bâtiments ne disposant pas de concierge sur place. Dans les immeubles multifamiliaux ou les développements plus importants, l'absence de personnel dédié signifiait qu'ils devaient trouver une solution offrant flexibilité, sécurité et efficacité pour la gestion des clés.
Pour résoudre ce problème, Allsop s'est tourné vers les Casiers KeyNest, une solution innovante conçue pour stocker et gérer les clés en toute sécurité via un réseau de casiers en libre-service, accessibles 24h/24 et 7j/7.
Les limites des solutions d'accès traditionnelles
Tom Lavington, gestionnaire d'actifs chez Allsop, a souligné les problèmes liés à la gestion de l'accès aux propriétés sans personnel de conciergerie avant l'adoption des Casiers KeyNest.
"Les serrures connectées ont été évoquées, mais vous ne pouvez pas simplement installer une nouvelle serrure connectée sur une porte si vous n'êtes pas propriétaire du bâtiment."
C'était un défi majeur pour Allsop, car nombre de leurs propriétés étaient louées ou exploitées en partenariat avec d'autres propriétaires, ce qui rendait impossible l'installation de serrures connectées sur l'ensemble du parc. Dans les immeubles multifamiliaux, il était essentiel de disposer d'un système fiable et autonome pour distribuer les clés aux fournisseurs, au personnel de maintenance et aux différents prestataires auto entrepreneurs.
"Nous avons décidé d'utiliser un rangement manuel sur le site de Curtsy. C'est parce que c'est un bâtiment plutôt qu'un lotissement. Nous avions donc une zone commune et une salle de contrôle de sécurité, qui est verrouillée, de sorte que nos fournisseurs n'auraient qu'à entrer dans ce contrôle de sécurité en saisissant le code."
Cependant, la coordination des accès restait difficile, en particulier dans les projets plus importants disposant d'un personnel réduit sur place.
Les casiers KeyNest sont-ils l'option la plus intelligente ?
Les Casiers KeyNest répondaient parfaitement aux besoins d'Allsop. Ces casiers intelligents connectés sont des unités autonomes et sécurisées qui peuvent être installées dans les parties communes, permettant un accès facile et contrôlé aux clés à tout moment. Ils s'intègrent parfaitement à KeyNest Cloud, ce qui permet à Allsop de gérer à distance la distribution des clés tout en maintenant une sécurité stricte et en réduisant le besoin de remises de clés manuelles. Tom explique la décision de mettre en œuvre les Casiers KeyNest :
"Oscar a suggéré d'utiliser les casiers sur le site de Curtsy... C'était logique... vous ne payez pas de frais de gardiennage de clés, de licence logicielle ou de frais de collecte de clés, ce genre de choses."
Cette flexibilité permettait à Allsop de s'assurer que ses fournisseurs et prestataires accédaient facilement aux clés sans surveillance constante sur place. Chaque compartiment se voit attribuer un code unique, qui peut être partagé avec la personne ayant besoin d'accéder. Les prestataires et fournisseurs peuvent récupérer les clés à leur convenance, en utilisant l'application KeyNest ou une interface web pour obtenir le code de déverrouillage du compartiment. Ce système élimine le besoin de remises de clés manuelles et réduit les risques d'erreurs ou de malentendus.
Plus simple, plus sûr et évolutif
L'introduction des Casiers KeyNest a apporté à Allsop plusieurs avantages clés :
Sécurité et Contrôle : Chaque compartiment est sécurisé par un code individuel, garantissant que seul le personnel autorisé peut accéder aux clés.
Accès 24h/24 et 7j/7 : Les prestataires, fournisseurs et autres utilisateurs autorisés peuvent accéder aux clés à tout moment, ce qui améliore l'efficacité et réduit les retards. C'était particulièrement précieux pour les propriétés sans service de conciergerie.
Évolutivité : Ces armoires à clés connectées peuvent être installées dans différents types de propriétés, des grands immeubles multifamiliaux aux développements plus modestes, permettant à Allsop d'étendre le système à l'ensemble de son portefeuille.
Tom a noté :
"Le casier lui-même a toujours été très simple et explicite. Et je veux dire, s'il est assez convivial pour que certains de nos fournisseurs l'utilisent, c'est qu'il doit être bien conçu."
Les Casiers KeyNest ont aidé Allsop à réduire ses frais opérationnels en éliminant le besoin de personnel sur place pour gérer les clés. Le système a également permis un suivi plus précis des mouvements de clés, réduisant ainsi le risque de perte de clés et les coûts associés au changement de serrures.
L'outil adapté à chaque type de propriété
Les Casiers KeyNest se sont avérés être une solution transformatrice pour Allsop, rationalisant leurs processus de gestion des clés tout en offrant une plus grande flexibilité et sécurité. Le système a permis d'améliorer le processus d'entrée/sortie pour les prestataireset les locataires, de réduire les coûts liés à la manipulation des clés et de donner à Allsop un meilleur contrôle sur l'accès aux clés.
