Agences immobilières : La transformation de la gestion des clés chez Marshall Property
RÉSUMÉ CLÉ
- Le Partenaire : Marshall Property, agence immobilière et de gestion de blocs à Liverpool.
- Le Défi : La gestion papier entraînait la perte d'un jeu de clés par semaine et une perte de temps considérable pour le personnel.
- La Solution : Mise en œuvre de KeyNest Cloud pour numériser et suivre l'inventaire des clés de l'agence en temps réel.
- Résultats clés :
- Zéro perte de clés : La signature numérique obligatoire garantit une traçabilité à 100 %.
- Efficacité accrue : Suppression des recherches manuelles, libérant du temps pour la gestion client.
- Sécurité optimisée : Identification immédiate du dernier détenteur en cas d'incident extérieur.
- Polyvalence : Solution déployée avec succès dans les départements gestion immobilière et construction.
Nous avons rencontré Sean Marshall, directeur de Marshall Property, pour en savoir plus sur son expérience avec KeyNest Cloud et comment cela a transformé leur processus de gestion des clés. Marshall Property, basé à Liverpool, au Royaume-Uni, est une agence immobilière de premier plan depuis plus de 12 ans. Initialement une petite structure, l'entreprise a connu une croissance significative, offrant des services de location résidentielle, de gestion d'immeubles, de vente et de promotion immobilière. Avec plus d'une centaine de propriétés, le portefeuille de Marshall Property comprend des maisons familiales, des logements étudiants et de nombreux biens commerciaux à travers le Merseyside.
À mesure que leur portefeuille s'est agrandi, les défis liés à la gestion de leur inventaire de clés ont également augmenté. Cette étude de cas explore comment Marshall Property a trouvé une solution révolutionnaire pour ses opérations immobilières avec KeyNest Cloud afin de surmonter ces défis.
Les défis de la gestion traditionnelle des clés
Initialement, Marshall Property s'appuyait sur des registres papier traditionnels pour suivre ses clés. Cette méthode fonctionnait bien lorsque leur portefeuille était plus petit, mais à mesure qu'ils se sont développés, particulièrement dans la location étudiante, le volume de clés a considérablement augmenté. Le système papier est rapidement devenu inefficace, entraînant des clés égarées, de la confusion sur l'identité du détenteur des clés et du temps perdu à chercher des clés qui n'étaient pas rendues rapidement.
« Nous perdions ou égarions un jeu de clés par semaine, et nous devions les traquer. Nous finissions généralement par les retrouver, mais le nombre d'heures de travail du personnel consacrées à essayer de trouver qui avait la clé était vraiment chronophage. Cela causait toutes sortes de chaos. »
Le manque d'un système de suivi fiable soulevait des problèmes de sécurité, car il n'y avait aucun moyen de savoir où se trouvaient les clés ou qui les détenait à un moment donné. Lorsque des clés manquaient, le personnel passait un temps précieux à les localiser, ce qui perturbait leur flux de travail et affectait négativement le service client.
Sean a reconnu que le système traditionnel n'était plus suffisant et qu'il fallait une solution plus fiable et technologique :
« À mesure que nous sommes devenus plus occupés, nous avons eu de nombreux types de propriétés différents et nous avons commencé à découvrir des problèmes. Quand on commence à identifier une lacune, on cherche une solution. Ce qui nous a attirés chez KeyNest, c'est le fait qu'on ne peut pas donner une clé sans l'enregistrer, ce qui était pour nous la chose la plus importante. »
Découverte de KeyNest Cloud
Après quelques recherches en ligne, Sean a découvert KeyNest Cloud, une solution avancée de suivi des clés. KeyNest Cloud utilise des casiers numériques et une application mobile pour suivre les mouvements de clés en temps réel, offrant un moyen sécurisé et organisé de gérer les inventaires de clés. Le système KeyNest Cloud offrait plusieurs fonctionnalités qui ont séduit Marshall Property, notamment la signature numérique des clés et le suivi en temps réel, qui promettaient de résoudre les inefficacités de leur ancien système.
« Évidemment, nous avons eu quelques cas où un prestataire a perdu un jeu de clés, par exemple dans sa camionnette ou sur un chantier. Nous ne pouvons pas éviter cela, bien sûr, mais ce que nous pouvons faire, si un prestataire perd un jeu de clés, c'est savoir qui les avait. Ainsi, nous savons que le prestataire les avait et qu'elles ne sont pas quelque part dans le bureau. Nous savons que nous devons aller changer les serrures pour sécuriser la propriété. KeyNest Cloud nous apporte ce niveau de clarté. »
Sécurité et responsabilité renforcées
L'une des principales raisons pour lesquelles Marshall Property a choisi KeyNest Cloud était d'améliorer la sécurité. Avec le système papier, il n'y avait aucun moyen de savoir quand ou où les clés avaient été utilisées pour la dernière fois, ce qui entraînait de la confusion et des risques de sécurité. KeyNest Cloud a résolu ce problème en fournissant des enregistrements détaillés des transactions de clés, garantissant que chaque mouvement de clé soit suivi et comptabilisé.
De plus, KeyNest Cloud a introduit une fonctionnalité empêchant les employés de prendre des clés sans avoir d'abord enregistré cette récupération dans l'application. Cette responsabilisation intégrée signifie qu'aucune clé ne peut être perdue dans la confusion. Chaque clé est suivie, offrant à Marshall Property un contrôle complet sur sa gestion des clés.
Efficacité opérationnelle et gain de temps
Avant KeyNest Cloud, le personnel de Marshall Property passait un temps considérable à chercher les clés manquantes, perturbant leur flux de travail. Avec KeyNest Cloud, le personnel peut désormais voir en temps réel quelles clés sont disponibles au bureau et où elles se situent, éliminant le temps perdu à les chercher.
De plus, le système propose des alertes automatiques pour les mouvements de clés, garantissant que le personnel est toujours informé de l'activité. Ces rappels aident à prévenir les erreurs et garantissent que tout problème est traité immédiatement. En réduisant le temps passé à chercher des clés, KeyNest Cloud a considérablement boosté la productivité.
Adaptation positive de l'équipe
La mise en œuvre de KeyNest Cloud a été accueillie avec enthousiasme par l'équipe de Marshall Property. De nombreux membres du personnel étaient déjà familiers avec la technologie, ce qui a rendu la transition encore plus simple. En quelques jours, l'équipe s'est totalement adaptée au nouveau système. Sean ajoute :
« Je pense que tout le monde a saisi le concept initial assez rapidement, ce qui était une bonne chose. C'est parce que ses principes fondamentaux sont assez simples à utiliser. »
Expansion de l'usage de KeyNest
Après le succès de KeyNest Cloud dans leur division de gestion immobilière, Marshall Property a décidé d'étendre le système à leur division de construction. Même avec un volume de clés plus faible, la division construction a bénéficié de la transparence et de l'efficacité accrues.
L'expérience de Marshall Property avec KeyNest Cloud a été transformatrice. Le système a apporté à l'entreprise une sécurité renforcée, une efficacité opérationnelle et des gains de temps significatifs. KeyNest Cloud a permis à Marshall Property de réduire les erreurs, d'améliorer la responsabilité et de libérer du temps pour le personnel pour des tâches plus critiques en automatisant le suivi des clés.
