KeyNest & Smartrenting : Simplifier la gestion des clés pour une sous-location optimisée

Dans un contexte où la location de courte durée et la sous-location est devenue une réalité incontournable pour de nombreux individus, une entreprise émerge avec une approche novatrice visant à simplifier ce processus. Smartrenting, une société pionnière dans le domaine de la location immobilière, se positionne en tête de file pour révolutionner le secteur grâce à ses solutions technologiques de pointe et son approche axée sur l'excellence du service client.

Smartrenting est une agence immobilière spécialisée dans la gestion de la location courte durée et de la sous-location. Leur objectif est d'aider leurs propriétaires et/ou locataires à réaliser leur projets de mobilité en mettant leur appartement en location pendant leurs absences.

Pour ce faire, ils sélectionnent soigneusement les “guests” (locataire des appartements), en exigeant systématiquement une caution et une pièce d'identité. Ils utilisent des plateformes spécialisées telles que Airbnb et Booking pour proposer le logement à des professionnels en déplacement et des touristes. En effectuant des contrôles réguliers, ils veillent à ce que tout se déroule sans problème. 

Aujourd'hui, forte de sa gestion de plus de 1000 appartements sur l’année 2022 à Paris, l'entreprise s'est rapidement trouvée confrontée à une série de défis liés à la gestion des clés. Après avoir mené plusieurs études approfondies, il a été conclu que KeyNest constituait la solution optimale pour relever ces enjeux et garantir une gestion fluide et sécurisée des clés.

Le début du partenariat de KeyNest & Smartrenting 

Le partenariat KeyNest et Smartrenting, qui a débuté en 2019, a ouvert la voie à une collaboration fructueuse, favorisant le développement des deux entreprises dans les plus grandes villes de France : Paris, Lille, Lyon, Marseille, Bordeaux, Toulouse, Nantes, Nice et Strasbourg. Grâce à cette association, de nombreux KeyNest Points ont vu le jour, permettant une évolution positive des deux entités.

Adrien, en tant que Product Owner chez Smartrenting, a constaté les défis auxquels l'équipe a été confrontée lorsqu'il s'agissait de gérer les clés de manière sécurisée pour l'ensemble de l'équipe, avant d’utiliser KeyNest.

“Au début, nous utilisions des master locks, et même avant cela, nous avions une personne dédiée aux check-ins et check-outs. Cependant, l'utilisation de master locks présentait plusieurs inconvénients, notamment en termes de sécurité avec plusieurs incidents signalés. De plus, la gestion de ces dispositifs dans différentes villes était très complexe. 

C'est pourquoi, en 2019, nous avons entrepris de tester plusieurs services et avons finalement opté pour KeyNest. Un avantage majeur était la proximité entre les équipes de KeyNest et Smartrenting, car nous partageons une approche non seulement axée sur le numérique, mais également sur le développement interne d'outils pour soutenir nos diverses activités, qu'il s'agisse de l'agence immobilière, des commerciaux ou des services de conciergerie opérationnels.”

Flore Anne, responsable des opérations chez Smartrenting, affirme que le tracking continue des clés, les historiques ainsi que les procédures des self check-ins permettent à l'entreprise de développer et d'accroître son activité de manière significative.

“C'est un avantage majeur pour nous, car cela permet aux prestataires de ménage et aux invités d'avoir une totale autonomie, ce qui se traduit par d'énormes gains de temps en termes de déplacements.”

Une meilleure expérience du self check-in 

KeyNest repose sur la mise en place de points de stockage de clés sécurisés dans plus de 5000 commerces de proximité partenaires globalement, tels que des supermarchés ou des épiceries indépendants. Les clients peuvent alors déposer et récupérer leurs clés à tout moment en utilisant un code unique fourni par KeyNest. 

Ce service a permis à Smartrenting de gérer leurs clés en toute sécurité et de manière efficace, tout en offrant une grande flexibilité aux voyageurs qui viennent récupérer leur clé en toute autonomie. 

KeyNest propose également une application mobile pour ses clients, qui leur permet de suivre les mouvements des clés (dépôts comme retraits) et de recevoir des notifications en temps réel. 

“KeyNest offre une utilisation simplifiée et se distingue par son approche combinant des check-ins autonomes avec l'intervention d'un commerçant chargé de remettre et de récupérer les clés. Cela permet d'accompagner les clients tout au long du processus, qui peut sembler nouveau pour certains. Ainsi, les clients se sentent moins désorientés et plus en confiance, bénéficiant d'une assistance humaine lors de la remise et de la récupération des clés.”

Dit Adrien.

Une collaboration renforcée grâce à l'intégration API

KeyNest propose une intégration API, ce qui permet aux entreprises telles que Smartrenting de connecter leurs systèmes internes à notre plateforme. Cela leur offre la possibilité de gérer les clés de leurs appartements directement depuis leur propre interface ou logiciel, en synchronisant les données et les opérations avec KeyNest de manière transparente.

“Collaborer avec KeyNest nous a permis de développer des outils de gestion en interne. Nous avons pu connecter nos systèmes via nos API respectives, ce qui nous a permis de suivre en temps réel les mouvements des clés, que ce soit pour les retraits ou les dépôts. Cela a considérablement amélioré notre capacité à gérer efficacement ces processus.

Nous sommes engagés dans le développement d'un large éventail d'outils, dans le but de regrouper autant de fonctionnalités que possible en un seul endroit. Cette approche nous permet d'éviter de passer d'une plateforme à une autre, et nous en tirons un avantage significatif en disposant d'une gestion complète au sein d'un seul outil. 

Actuellement, nous poursuivons notre développement avec KeyNest, en utilisant à la fois les services Points et Pro. Nous sommes conscients que nos besoins sont très spécifiques et que nous sommes les seuls à les avoir. Cependant, nous constatons que KeyNest répond quand même à ces besoins particuliers, ce qui est extrêmement bénéfique pour nous.”

Une nette amélioration de la gestion des clés au sein de l’entreprise 

Grâce à la solution centralisée de KeyNest, la traçabilité et les autorisations des remises des clés à distance sont désormais à portée de clic. Fini les soucis de clés perdues ou d'accès restreint, KeyNest garantit une sécurité renforcée avec un suivi précis des mouvements de clés. Avec une accessibilité 24h/24 et 7j/7, la flexibilité devient le maître-mot. 

“Les invités et les agents de ménage ont une totale autonomie pour accéder aux appartements grâce à ce système. Nous sommes maintenant en mesure de suivre chaque étape du processus. Nous sommes informés lorsque les invités récupèrent les clés, ce qui nous indique qu'ils sont bien arrivés. De même, lorsque les invités déposent les clés en partant, afin de connaître leur départ. 

Grâce à cette traçabilité et à l'efficacité qu'elle apporte, nous sommes en mesure d'accroître notre capacité et de gérer un nombre plus important d'appartements tout en maintenant notre niveau de service.

Si nous devions effectuer toutes ces tâches manuellement, cela deviendrait une tâche complexe, à la fois pour notre équipe, nos prestataires et nos invités, qui étaient auparavant habitués à se rendre physiquement dans nos bureaux pour récupérer les clés..”

Une centralisation complète grâce à l’intégration de KeyNest Pro 

Smartrenting vise à atteindre une centralisation complète grâce au deuxième service proposé par KeyNest : KeyNest Pro spécialement conçu pour les professionnels afin de faciliter la gestion des clés au sein des bureaux, Smartrenting souhaitant conserver un double de clés au bureau pour certaines interventions.

KeyNest Pro offre un contrôle total sur les mouvements de clés entre employés  en permettant de surveiller la récupération des clés sur le tableau de rangement, et les redépôts lorsque les clés sont ramenées au bureau après utilisation. Un historique complet, via un tableau de bord, est fourni pour éviter toute confusion.

Grâce à KeyNest Pro, les utilisateurs peuvent avoir une traçabilité précise et un contrôle total sur les clés, assurant ainsi une gestion efficace et sécurisée des clés sans avoir à courir après un seul trousseau. La question de “quel collègue a les clés en ce moment” ne se pose plus..

“Nous avons décidé d'utiliser KeyNest Pro principalement en raison de notre volume croissant et des défis que nous avons rencontrés dans la gestion de nos clés. Nous avons éprouvé des difficultés à assurer un suivi complet et à gérer efficacement certains relais. 

Notre objectif était donc d'intégrer la gestion des clés en interne, et KeyNest Pro nous a permis de le faire. Ce qui est paradoxal, c'est que nous étions satisfaits du service initial, mais nous avons évolué avec votre offre, en particulier après l'intégration de KeyNest Pro, qui vient compléter notre utilisation pour correspondre à nos besoins additionnels.”