En tant qu'intermédiaire entre les propriétaires de biens immobiliers et les voyageurs, une conciergerie assume un rôle essentiel en matière de gestion et de prise en charge de tous les aspects inhérents à la location d'un logement, notamment les réservations, l'accueil des locataires, le ménage, la maintenance, et autres.

Il est donc impératif d'assurer une gestion adéquate de l'ensemble des clés, tant au sein des bureaux qu'à l'extérieur. KeyNest vous permet ainsi d’optimiser vos opérations, car il s’agit d’un service de gestion de clés économique et sécurisé qui saura pallier à tous les problèmes que vous pourriez rencontrer lors des mouvements de clés.

Comment ?

Connectez vous sur KeyNest et sélectionnez le Point KeyNest le plus proche de votre bien
Rendez-vous au Point KeyNest choisi, et déposez-y vos clés.
Communiquez les instructions de retrait à vos locataires ou prestataires afin qu'ils puissent récupérer les clés à l'heure convenue.
Nous allons aborder les questions fréquemment posées concernant l'utilisation de KeyNest pour optimiser la gestion des clés au sein d'une conciergerie.

1. Quelle clé devons-nous fournir exactement ?

C'est la question qui revient le plus souvent : “Est-ce que nous devrions uniquement déposer la clé pour le check-in des locataires, ou devrions-nous aussi utiliser KeyNest pour l’agent de ménage?”

Vous pouvez utiliser KeyNest dans les deux situations, car cela vous permet d'avoir un meilleur contrôle sur toutes les actions liées aux clés.

Il est également pratique d'utiliser KeyNest pour la clé destiné aux agents de ménage, pour deux raisons principales :

Avec KeyNest, vous avez la possibilité de garder une trace de la clé attribuée à l’agent de ménage. Cela vous permet de savoir si la clé a été récupérée donc quand la prestation de ménage va être effectuée et de garantir la sécurité de la clé ménage (limiter les pertes qui peuvent être effectuées par les agences). Une fois la clé redéposée, vous êtes avertis ce qui vous permet de savoir quand le bien est prêt pour le prochain locataire !
Vous disposez d'une clé de secours disponible en magasin : En utilisant KeyNest, vous avez la possibilité de stocker une clé de secours dans un magasin sécurisé. Ainsi, si un locataire venait à perdre sa clé, vous pouvez lui fournir rapidement une solution de rechange sans avoir à recourir à des mesures d'urgence.

2. Comment communiquer les instructions aux clients ?

En tant que conciergerie, vous avez deux options pour communiquer les instructions aux clients de manière efficace :

Utiliser un “Channel Manager” ou un système de gestion de propriétés (PMS) :

Si vous disposez d'un Channel Manager ou d'un PMS, vous pouvez activer une automatisation pour envoyer les instructions aux clients. Cette automatisation peut être intégrée à Airbnb ou à d'autres plateformes, ce qui permet d'envoyer automatiquement le message aux locataires. Cela vous permet d'économiser du temps et de vous assurer que les informations essentielles sont communiquées de manière cohérente à chaque client.

Utiliser le Magic link de KeyNest :

KeyNest a développé un lien unique par réservation qui vous permet de fournir une expérience optimale à vos clients, contenant le code de retrait, ainsi que l’adresse, la photo du Point KeyNest, ses horaires d’ouverture et une FAQ pour guider le client.

Vous pouvez envoyer ce lien à chaque locataire, et ils pourront ainsi effectuer leur check-in en toute autonomie grâce aux informations disponibles en temps réel. Vous pouvez générer autant de codes et de liens que nécessaire, pour préparer tous les check-ins à l'avance, à votre convenance. De plus, vous avez la possibilité de définir une durée de validité pour chaque code, en fonction de l'heure d'arrivée prévue. Cela garantit que la clé ne peut pas être récupérée avant l'heure prévue, assurant ainsi la sécurité et la tranquillité d'esprit pour tous les clients.

Comment assurer une bonne gestion des prestataires de service ?

Pour assurer une bonne gestion des prestataires de service, voici quelques mesures recommandées :

Générez un code à usage unique : Créez un code spécifique pour chaque prestataire de service, en incluant leur nom ou une autre identification pertinente (nom de l’agence). Ce code ne sera valable que pendant une durée spécifique que vous définirez. Ainsi, le prestataire ne pourra récupérer la clé que lorsque vous l'autorisez, et vous aurez un contrôle précis sur le moment où il a terminé sa tâche et vous rend la clé.
Utilisez KeyNest pour le suivi : En utilisant KeyNest, vous recevrez des notifications à chaque fois que le prestataire récupère ou dépose les clés dans le Point KeyNest. Cela vous permet de rester informé sur la réalisation des prestations en temps réel et de vous assurer que les clés sont manipulées de manière sécurisée.

4. Nous n’avons pas de Point KeyNest à proximité, comment faire?

KeyNest dispose d'un vaste réseau mondial de plus de 5000 consignes à clé réparties dans le monde entier, dont 500 en France. Peu importe votre emplacement, il vous suffit de vous connecter à https://keynest.com/fr/accueil et de saisir l'adresse à laquelle vous souhaitez trouver un Point KeyNest.

Dans le cas où vous ne parvenez pas à trouver une consigne à clés disponible dans votre zone ou à proximité de votre propriété, il vous suffit de remplir un formulaire disponible sur la page suivante.

L'équipe KeyNest s'engage à répondre à votre demande et à trouver un nouveau Point KeyNest dans un délai minimum de deux semaines, en fonction des critères et de la zone souhaitée.

5. Comment vérifier que les remises et les dépôts de clés ont été bien effectués ?

Pour vérifier que les remises et les dépôts de clés ont été effectués, voici les étapes recommandées :

Activez les notifications : KeyNest peut vous envoyer des notifications à chaque dépôt et/ou retrait de clé, ce qui vous permet de de rester alerté en temps réel et de garder le contrôle de vos mouvements de clés.
Utilisez le tableau de bord KeyNest : Après l'heure de départ prévue, vous pouvez consulter le tableau de bord KeyNest pour vérifier l'état de chaque clé. Vous pouvez voir quelles clés sont encore en utilisation, donc entre les mains de quelqu’un, ce qui vous permet de contacter les clients qui pourraient être en retard. Cette fonctionnalité vous offre une visibilité en temps réel sur l'utilisation des clés et vous permet de prendre des mesures appropriées si nécessaire.
Vérifiez les clés marquées comme déposées : De même, en fin de matinée, vous pouvez vérifier quelles clés ne sont pas encore déposées. Cela vous permet de contacter les clients concernés pour vous assurer qu'ils n'ont pas encore effectué leur check-out. De la même façon, vous pouvez regarder en fin d’après-midi quelles clés sont encore en magasins et vérifier pourquoi les guests n’ont pas encore effectué leur check-in. Ce système vous permet de garantir une communication proactive avec vos clients, à éviter tout malentendu ou inquiétude et donc à leur apporter une meilleure expérience.
Recevez des rapports quotidiens : KeyNest offre également la possibilité de recevoir un rapport quotidien à une heure spécifique. Ce rapport vous fournit des informations sur quelles clés sont en cours d’utilisation. Cela vous aide à effectuer des contrôles réguliers et à prendre les mesures appropriées pour assurer une gestion efficace des clés.

6. Que faire de mes trousseaux de sécurité ?

Nous vous conseillons de toujours laisser un trousseau supplémentaire disponible dans une consigne à clés KeyNest. Pourquoi ? Les commerces partenaires KeyNest ont des horaires d’ouverture larges et sont ouverts 7J/7. Si vous gardez ces trousseaux de backup à votre domicile de gérant ou à votre agence, vous risquez de ne pas y avoir accès lorsqu’ils seront le plus nécessaire (en soirée, le week-end par exemple).

Les locataires ont malheureusement tendance à égarer les clés. Avoir un trousseau de clés supplémentaire en KeyNest Point vous permet justement de pallier à ce souci et vous évite de devoir vous déplacer ou mandater quelqu’un à un coût qui sera bien supérieur aux frais de stockage KeyNest.

Nous vous invitons à découvrir notre deuxième service : KeyNest Pro, conçu spécifiquement pour la gestion des clés au sein de votre bureau.

Avec KeyNest Pro, vous n'avez plus à craindre la perte d'une clé. Notre solution vous permet de suivre tous les mouvements de clés, que ce soit à l'intérieur de votre bureau ou à l'extérieur. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel les échanges de clés, connaître précisément qui détient vos clés à tout moment et éviter toute perte.

Vous serez informé de l'endroit et de l'heure exacte où chaque clé est remise en main propre, vous offrant une visibilité totale sur leur utilisation.

De plus, notre système envoie automatiquement des rappels par SMS aux personnes qui tardent à ramener les clés. Vous n'aurez plus besoin de consacrer du temps à relancer manuellement vos collègues et prestataires, car KeyNest s'en charge pour vous.

KeyNest Pro est complémentaire aux dépôts de clés dans les commerces de proximité. Grâce à ces informations qui vous permettent une visibilité totale sur l’ensemble de vos trousseaux par appartement, vous pourrez prendre des décisions éclairées et optimiser votre gestion des clés.

Si vous souhaitez échanger sur votre projet, n’hésitez pas à contacter notre support, qui sera ravi de vous accompagner dans la mise en place du système.

Pour plus d'informations, cliquez ici.

Conciergerie en location saisonnière : 6 bonnes pratiques des conciergeries avec KeyNest