Comment KeyNest Pro a simplifié les journées des équipes Checkmyguest
Connu pour leur accompagnement total sur les projets de location courte durée, le bail mobilité ou encore la conception des nouveaux projets immobiliers avec les propriétaires, Checkmyguest utilise KeyNest Points depuis près de 3 ans en France pour leurs self check-ins parisiens et cherchait une solution pour professionnaliser et optimiser la gestion de leurs clés stockées au bureau.
Lors de notre échange avec le directeur français, Jordan Setti, il explique que leur système précédent n’était plus viable : un tableau à clous sur lequel les clés étaient rangées par référence d’appartement, avec l’impossibilité de savoir si le trousseau avait bien été rangé, au bon endroit, par la dernière personne l’ayant pris. Chaque semaine, des clés disparaissaient, engendrant de nombreux soucis opérationnels puisque la perte était constatée au moment où la clé devait être utilisée.
Un management simplifié et accessible aux équipes
Depuis l’installation de KeyNest Pro, les équipes opérationnelles de Checkmyguest ont échangé un rangement chaotique contre un inventaire fiable et sécurisé.
« On a eu un petit temps d’adaptation parce que l’on est passé d’un tableau complètement archaïque à un système de boîte bien rangée. Expliquer comment utiliser l’application a duré deux semaines maximum » rajoute Jordan.
Tous s’accordent sur la rapidité du système : seulement deux secondes pour enregistrer une clé, bien plus productif que de chercher une clé dans tout le bureau. Le gain de temps est considérable pour toute l’équipe.
La preuve de « Qui a les clés »
La transparence est totale : chaque personne sait qui a récupéré la clé pour la dernière fois grâce aux accès des sous-utilisateurs. Le bénéfice principal ? « La traçabilité des clés, car c’est bien plus sécurisé » selon Jordan. Même sans être au bureau, toute personne ayant un accès peut visualiser où sont les clés et anticiper ses tâches.
C’est d’autant plus important de pouvoir garder une trace des mouvements des clés lorsque plusieurs intervenants et prestataires externes les utilisent. KeyNest Pro automatise ce suivi grâce à l’inventaire complet mais aussi via des rapports quotidiens des clés manquantes qui peuvent être envoyés quotidiennement au management.
Avec un nombre illimité de sous-utilisateurs possible et une application mobile pour Android et IOS, tout nouveau membre de l’équipe de Jordan obtient son accès pour scanner les clés afin d’optimiser cette traçabilité.
Un gain financier considérable
« Aujourd’hui depuis que l’on a installé KeyNest (Pro), nous n’avons plus de perte de clés alors qu’avant, c’était en moyenne cinq pertes de clés par semaine ». L’entreprise évite ainsi des coûts conséquents de remplacement de jeu de clés, voire de changement de serrure. Le gain de temps est primordial : les équipes peuvent se focaliser sur leurs tâches quotidiennes, sans perdre de temps à courir après les clés. L’entreprise recentre les équipes sur leur métier principal : gérer les opérations. Elle obtient ainsi une garantie de qualité avec ses prestataires et ses équipes puisque le tracking est fiable et optimal.
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