Wie das Aircraft Hotel seine Betriebsabläufe vereinfachte und den Gäste-Check-in außerhalb der Öffnungszeiten ermöglichte

Key Summary

• Der Partner: Aircraft Hotel & Event, ein einzigartiges Hotel im Luftfahrt-Stil mit Premium-Veranstaltungsflächen für bis zu 1.500 Gäste in Deutschland.
• Die Herausforderung: Die Schlüsselverwaltung für 20 Themenzimmer und hochwertige Hangars bei ständig wechselndem Event-Personal sowie späten Anreisen von Gästen und Flugcrews führte zu teuren Engpässen und fehlender betrieblicher Transparenz.
• Wie hat das Aircraft Hotel KeyNest genutzt?: Sie installierten ein privates KeyNest Schlüsselbox-System direkt im Eingangsbereich, um die Schlüsselaufbewahrung, den Check-in-Prozess und die digitale Nachverfolgung vollständig zu automatisieren.
• Wichtigste Ergebnisse:
  • Automatisierte 24/7 Anreisen – Gäste und Flugbesatzungen holen Schlüssel flexibel außerhalb der Rezeptionszeiten ab, wodurch teures Nachtpersonal überflüssig wird.
  • Volle Transparenz & Kontrolle – Jede Schlüsselbewegung wird digital protokolliert. Das verhindert Schlüsselverluste komplett und ersetzt manuelle Logbücher.
  • Entspannter Check-in – Digitale Zugangscodes werden vor der Ankunft automatisch versendet, was für reibungslose, unabhängige Abläufe bei Gästen und Personal sorgt.

Das Aircraft Hotel & Event befindet sich im Take-Off Business Park am Flugplatz Neuhausen ob Eck in Deutschland und verbindet modernen Hotelkomfort mit der Faszination der Luftfahrt. Das Gelände eignet sich ideal für Firmenveranstaltungen, private Feiern und Events mit bis zu 1.500 Gästen.

Während der Veranstaltungsort über Start- und Landebahnen für Gäste verfügt, die mit Flugzeug oder Hubschrauber anreisen, liefen die internen Abläufe nicht reibungslos. Die Verwaltung der Schlüssel für 20 einzigartige, im Aviation-Stil gestaltete Zimmer und Konferenzräume (wie Hangar Bravo und die Skylounge) sowie der ständige Wechsel des Veranstaltungspersonals führten zu einem administrativen Engpass.

Das Management wandte sich an KeyNest Schlüsselboxen, wodurch Aircraft Hotel & Event den Schlüsselübergabeprozess vollständig automatisieren konnte. Diese positive Veränderung im täglichen Betrieb machte Nachtschichten für Check-ins überflüssig und half außerdem dabei, hochwertige Veranstaltungsräume sicher und bequem abzusichern. Dadurch wurde täglich Zeit gespart, da jegliche manuelle Schlüsselkoordination vollständig entfiel.Die Leiterin für Hospitality und Events bei Aircraft Hotel & Event, Nadja Tavarez, sagte:

„Die neue KeyNest-Schlüsselbox funktioniert bisher wirklich sehr gut [...] sie ist einfach und zuverlässig in der Nutzung.“

Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Schlüsseln für ein kombiniertes Hotel- und Veranstaltungszentrum

Firmenveranstaltungen, private Feiern und der ständige Wechsel von Hotelgästen sorgten für erhebliche Probleme bei der Schlüsselverwaltung. Mit der wachsenden Beliebtheit des Veranstaltungsortes und immer komplexeren Events wurden vier zentrale operative Herausforderungen deutlich:

1. Das Problem der Check-ins außerhalb der Öffnungszeiten: Gäste und Flugbesatzungen trafen häufig nach den Betriebszeiten des Flugfelds ein. Personal nur vor Ort zu halten, um Schlüssel zu übergeben, war sowohl kostspielig als auch ineffizient.

2. Chaos bei der Schlüsselkoordination: Durch Schichtwechsel, rotierende Teams und Gäste, die außerhalb der regulären Rezeptionzeiten anreisen, wurde die Verwaltung der Schlüssel und die Übersicht über den Zutritt zunehmend schwieriger und zeitaufwändiger.

3. Keine Transparenz: Wenn ein Schlüssel verschwand, gab es keine Möglichkeit nachzuvollziehen, wer ihn genommen hat, wann das passiert ist oder ob er zurückgegeben wurde – nicht einmal mithilfe eines manuellen Logbuchs.
   

Wie eine einzelne KeyNest-Schlüsselbox dem Management half, den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten.

Um all diese operativen Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich Aircraft Hotel & Event für KeyNest, insbesondere für das private Schlüsselbox-System. Nach der Installation am Eingang des Veranstaltungsortes konnte das aviations-inspirierte Hotel mehrere entscheidende Vorteile erzielen.

„Ein besonderer Vorteil ist, dass unsere Gäste ihre Schlüssel selbst abholen können - flexibel und unkompliziert, auch außerhalb der Rezeptionszeiten.“ - Nadja

Zentrale Schlüsselaufbewahrung

Alle Schlüssel werden nun in einer sicheren, leicht zugänglichen Schlüsselbox aufbewahrt, wodurch eine schnelle Entnahme für alle ermöglicht wird, die bei Ankunft vor Ort einen Schlüssel benötigen.

24/7-Schlüsselzugang

Spät oder nachts ankommende Gäste können nun sicher auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten auf die Schlüssel zugreifen, ohne dass Personal für die Übergabe erforderlich ist.

Kontrollierter Mitarbeiterzugang

Nur Personal, das einen eindeutigen, zeitlich begrenzten Code erhalten hat, kann einen Schlüssel entnehmen oder zurückgeben.

Schlüsselverfolgung

Jede Schlüsselbewegung wird digital erfasst - dabei wird dokumentiert, wer welchen Schlüssel entnommen hat, zu welcher Uhrzeit, wann er zurückgegeben werden muss und wann er tatsächlich zurückgegeben wurde.

Smartes Dashboard

Hotelmanagement kann Schlüsselbewegungen verfolgen, Zugriffsprotokolle einsehen, Berechtigungen verwalten und in Echtzeit sehen, welche Schlüssel aktuell im Einsatz sind. Zugangscodes können außerdem automatisch generiert und vor Ankunft an Gäste und Mitarbeiter gesendet werden.

Wieder die Kontrolle zurückgewinnen dank einer KeyNest-Schlüsselbox

Seit der Umstellung auf die KeyNest-Schlüsselbox für den Schlüsselzugang hat Aircraft Hotel & Event eine zusätzliche Ebene an Sicherheit und Kontrolle gewonnen. Die Nachverfolgbarkeit aller Schlüsselbewegungen hat die Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden erhöht und das Risiko von Schlüsselverlusten reduziert.

Da die Schlüssel nun an einem einzigen, zentralen Ort (der KeyNest-Schlüsselbox) aufbewahrt wurden, entfiel die aufwendige Koordination. Die Abläufe bei Veranstaltungen wurden deutlich reibungsloser, da kein Mitglied der Geschäftsleitung mehr von Eventpersonal gesucht werden musste, nur um Zugang zu bestimmten Räumen zu erhalten.

„Das spart Zeit, reduziert Anfragen und sorgt insgesamt für einen deutlich entspannteren Check-in-Prozess.“ - Nadja